О частых ошибках при заполнении документов организациями рассказали псковские юристы

Псковские юристы проанализировали основные ошибки, которые допускали при оформлении документов некоммерческие организации в 2021 году, и дали рекомендации по их исправлению. Об этом Псковской Ленте Новостей сообщили в управлении Минюста России по Псковской области.

Типичные ошибки и нарушений при оформлении документации юристы разделили на три группы:

• Ошибки, допускаемые заявителями при заполнении форм документов и при предоставлении документов.
• Ошибки, допускаемые заявителями при оформлении протоколов общего собрания учредителей.
• Нарушения, связанные с наличием в учредительных документах положений, противоречащих федеральному законодательству.

Ошибки, допускаемые заявителями при заполнении форм документов

К типичным ошибкам, связанным с ненадлежащим оформлением документов, можно отнести следующие:

1. Ошибки, допускаемые при заполнении форм документов, необходимых для государственной регистрации некоммерческой организации:

• в п. 1 заявления о государственной регистрации юридического лица при создании (форма Р11001), сокращенное наименование некоммерческой организации не идентичное указанному наименованию в п. 1 заявления;
• заполнение заявлений осуществляется не заглавными, а строчными (прописными) буквами;
• прилагаются незаполненные листы, а также полностью не заполненные страницы многостраничных листов формы заявления;
• неверно указывается наименование района, города, улицы;
• номер паспорта заявителя указывается без пробелов между серией и номером, не указывается код подразделения, выдавшего документ;
• при внесении изменений в сведения о физическом лице, имеющим право без доверенности действовать от имени некоммерческой организации, сведения о прекращении полномочий прежнего руководителя и возложении обязанностей на нового руководителя указывается на одном бланке листа «И» заявления о государственной регистрации изменений, внесенных в учредительный документ юридического лица, и (или) о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственной реестре юридических лиц (форма Р13014);
• лист «А» заявления о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (форма Р13014), «Сведения о наименовании» юридического лица прилагается в случае, если некоммерческая организация меняет свое наименование;
• документы представляются в не прошитом и не пронумерованном виде.

Каждый документ, содержащий более одного листа, должен представляться в прошитом, пронумерованном виде. Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки. Если какие-либо листы приложений к заявлению не заполняются, то они не предоставляются. Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки.

• Используется ручка с чернилами не черного цвета (синего).
• В заявлениях (уведомлениях) отсутствует нумерация страниц, либо страницы пронумерованы не полностью, или проставляется нумерация с допущенными нарушениями. Показатель номера страницы, имеющий три ячейки, должен записываться следующим образом: для первой страницы -001, к примеру, для десятой – 010.
• Если у физического лица имеется ИНН - идентификационный номер налогоплательщика (свидетельство о постановке на учет в налоговом органе), то показатель «ИНН» подлежит обязательному заполнению.
• Несоответствие данных, указанных в заявлении, сведениям, содержащихся в документе, удостоверяющим личность.
• Заявление на государственную регистрацию предоставляет неуполномоченное лицо.
• На государственную регистрацию при подаче документов представителем по доверенности предоставляется копия доверенности, верность которой не засвидетельствована нотариально, однако в соответствии со ст. 9 ФЗ №129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», предоставление документов для государственной регистрации осуществляется заявителем либо его представителем, действующим на основании нотариально удостоверенной доверенности, с приложением такой доверенности или ее копии, верность которой засвидетельствована нотариально.
• Сведения о размере Уставного фонда в п. 6 заявления о государственной регистрации юридического лица при создании (форма Р11001) и п.4 листа А, заполняется только в отношении коммерческой организации.
• В заявлении о государственной регистрации юридического лица при создании (форма Р11001), отсутствует приложение – Лист Ж «Сведения о кодах по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности».

По закону все документы, кроме учредительных документов некоммерческой организации, представляются для государственной регистрации в двух экземплярах, один из которых должен быть подлинником. Учредительные документы (уставы, учредительные договоры) представляются в трех экземплярах.

2. Наличие недостоверных сведений в представляемых документах:

• количество учредителей, указанных в заявлении о государственной регистрации некоммерческой организации при создании (форма Р11001), не соответствуют количеству лиц, присутствующих на общем собрании учредителей и проголосовавших за создание некоммерческой организации;
• разночтения в названии некоммерческой организации, указанном в уставе, в заявлении и протоколе;
• дата присвоения Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) не соответствует данным, содержащимся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ);
• наименование должности лица, имеющего право без доверенности действовать от имени некоммерческой организации в заявлении, не соответствует наименованию должности, содержащемуся в учредительных документах;
• в заявлении о государственной регистрации юридического лица при создании (форма Р11001) юридический адрес не совпадает с адресом в уставе;
• заявление удостоверяется подписью не уполномоченного лица ;
• неправильно заполняются реквизиты для уплаты государственной пошлины. На практике встречаются случаи указания в платежных документах реквизитов налоговых органов.

Следует обратить внимания на то, что госпошлина за государственную регистрацию (при создании или изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица) оплачивается способом, подтверждающим, что платеж осуществлен от имени данного юридического лица и за счет его собственных средств, добавили в управлении.

Надлежащие реквизиты для уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию некоммерческих организаций размещены на сайте управления Министерства юстиции Российской Федерации по Псковской области в разделе некоммерческих организаций.

Ошибки, допускаемые учредителями при оформлении протокола общего собрания учредителей

1. Невыполнение требований пункта 42 Административного регламента, согласно которому в протоколе, представляемом для государственной регистрации некоммерческой организации, необходимо указывать список лиц (учредителей, участников или членов), присутствующих на заседании полномочного органа.

2. Представление протокола, содержащего более одного листа, не прошитым, не пронумерованным, без подписи заявителя на обороте последнего листа на месте прошивки, что не отвечает требованиям пункта 41 Административного регламента.

3. Несоблюдение правил оформления протокола в части его подписания. Согласно п. 3 ст. 181.2 Гражданскому кодексу Российской Федерации (далее – ГК РФ), протокол подписывается председателем и секретарем заседания полномочного органа, в протоколе указывается дата, время и место проведения.

4. Представленный на государственную регистрацию протокол общего собрания учредителей не соответствует требованиям ст. 181.2 ГК РФ в части отсутствия сведений о лицах, проводивших подсчет голосов (п.п. 4 п. 4).

5. В протоколе учредительного собрания общественной организации отсутствуют сведения о создании и об утверждении устава.

6. В представленном решении учредителя допущены орфографические ошибки при склонении наименования некоммерческой организации.

При подаче документов на государственную регистрацию типичные ошибки допускаются в выписке из протокола учредительного съезда (конференции) или общего собрания, заседания высшего органа управления (высшего руководящего органа) организации, содержащей решение о создании некоммерческой организации, об утверждении учредительных документов и об избрании (назначении) органов (о формировании руководящих и контрольно-ревизионных органов). При оформлении выписки из протокола (протокола, решения) необходимо учитывать общие требования к оформлению протокола. Указанная выписка в обязательном порядке должна включать:

• дату, время и место проведения учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
• список учредителей - участников учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
• сведения о количественном и персональном составе рабочих органов (президиум, секретариат и т.д.), информацию о наличии кворума указанного собрания, заседания;
• существо принятых решений и результаты голосования по ним;
• сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах органов (руководящих и контрольно-ревизионных органов);
• фамилию и подпись председателя и секретаря съезда (конференции), общего собрания, заседания.

Нарушения, связанные с наличием в учредительных документах положений, противоречащих федеральному законодательству

1. Не прописана структура, компетенция, порядок формирования и срок полномочий органов управления некоммерческой организацией, порядок принятия ими решений и выступления от имени некоммерческой организации в нарушение ст. 28 Федерального закона «О некоммерческих организациях» в Уставе некоммерческой организации.

2. В учредительных документах некоммерческой организации не определен предмет деятельности организации, порядок внесения изменений в учредительные документы организации, порядок использования имущества организации в случае ее ликвидации, источники формирования ее имущества, что не отвечает требованиям ст. 14 Федерального закона «О некоммерческих организациях».

3. Нарушаются требования п. 5 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», согласно которым некоммерческие организации вправе иметь символику – эмблемы, гербы, иные геральдические знаки, флаги и гимны, описание которой должно содержаться в учредительных документах. Однако, уставы некоммерческих организации не содержат положений описывающих эмблемы.

4. В решении о создании некоммерческой организации отсутствует информация о порядке, размере, способах и сроках образования имущества, необходимого для осуществления приносящей доход деятельности, что является нарушением п. 3 ст. 50.1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

5. Нарушение п. 3 ст. 7 Федерального закона «О некоммерческих организациях». В уставе Фонда указано, что попечительский совет является высшим органом управления Фондом.

6. Наименование общественного объединения не содержит указание на характер его деятельности (нарушение ст. 28 Федерального закона «Об общественных объединениях»).

7. В учредительных документах указано, что некоммерческая организация вправе осуществлять иные виды деятельности, а также может осуществлять предпринимательскую деятельность. Вместе с тем, какой именно деятельностью в учредительных документах не отражено. Это является нарушением п. 1 статьи 49 ГК РФ, некоммерческая организация не наделена законом способностью иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, то есть она обладает специальной правоспособностью.

В соответствии с п. 2 ст. 52 ГК РФ, п. 3 ст. 14 Федерального закона «О некоммерческих организациях» в учредительных документах некоммерческой организации должен быть отражен предмет ее деятельности, то есть совокупность видов деятельности, посредством которых достигаются общественно-полезные цели, предусмотренные учредительными документами. Следовательно, некоммерческая организация имеет право осуществлять только ту деятельность, которая закрепляется в ее учредительных документах и соответствует целям создания.

Чтобы не допустить ошибок при оформлении документов, предоставляемых для государственной регистрации, нужно рекомендовать заявителям следующее:

• подробно изучать нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность некоммерческой организации (в соответствии с ее организационно-правовой формой и характером деятельности);
• знакомиться с информацией по вопросам государственной регистрации некоммерческих организаций, размещенной на официальном интернет-сайте управления, а также на информационных стендах в помещении управления и в информационных буклетах.