Как организовать вебинар для врачей?

Съезды, конференции, пленумы и другие мероприятия оффлайн еще недавно были обычным явлением для сферы медицины. Но после начала пандемии стало понятно, что будущее за встречами в онлайне. Они удобны во всех отношениях: безопасны для здоровья, помогают экономить время и деньги. 

У онлайн-мероприятий для врачей на платформе для вебинаров ClickMeeting есть масса преимуществ:

1. Простота и удобство организации — запустить первое мероприятие вполне реально за несколько минут. 

2. Минимальные затраты для всех сторон. На платформе действует бесплатный тестовый период на 30 дней. Стоимость платных услуг начинается от 25$ за месячное обслуживание.

3. На одно мероприятие получится пригласить от 25 до нескольких тысяч человек. Технические возможности платформы помогут вместить в одной вебинарной комнате всех врачей, представителей фармацевтических компаний и других специалистов, связанных с медициной.

4. При необходимости в онлайн-формате реально провести даже трансляцию операции. 

5. Вебинары одинаково удобны для индивидуальных консультаций пациентов, курсов переподготовки врачей и повышения квалификации.

6. Онлайн-встречи также подходят для переговоров, например, между представителями аптек и фармацевтических компаний. 

Как правильно подготовить и запустить медицинский вебинар?

При подготовке онлайн-встречи важно не только заниматься контентом, но и уделить внимание техническим моментам. Проблемы с интернетом, звуком или видео могут поставить крест на успехе всего мероприятия. С чего начать?

Поставьте цель и определите формат

В медицинской сфере часто проводят вебинары для презентации препаратов, организовывают встречи между врачами для обмена опытом с коллегами из других городов и стран. 

В зависимости от цели для организации может понадобиться подготовка презентации на несколько слайдов или запуск дискуссии между несколькими экспертами. Некоторые встречи удобнее проводить в формате вопрос-ответ. Во время трансляции операции уделяют особое внимание размещению видеокамер, для получения четкой картинки.  

Определите целевую аудиторию

Большинство вебинаров — это мероприятия на узкоспециализированную тему с четко очерченным кругом слушателей. В рамках одной встречи организаторы стараются подробно осветить один вопрос или дать решение одной конкретной проблемы. 

Не поддавайтесь соблазну собрать на одном вебинаре всех, кого знаете и охватить максимальное количество тем. Правильнее сегментировать аудиторию и провести несколько мероприятий для разных групп. 

Например, на одной встрече собираете анестезиологов, на второй стоматологов, а на третьей главных врачей для обсуждения особенностей управления медучреждениями. Такой подход помогает собрать больше участников и повышает качество обратной связи. 

Напишите сценарий мероприятия

Это ключевой момент всего процесса организации вебинара. Даже опытные спикеры, которые регулярно проводят публичные выступления пишут в блокноте план доклада и основные тезисы. Небольшая шпаргалка поможет не сбиться с намеченного курса и охватить все вопросы, о которых было заявлено в анонсе. 

Подготовьте насыщенный визуальный ряд

Современная аудитория избалована качественным контентом. Поэтому даже медицинские вебинары на сложные темы должны быть интересными. Вряд ли кто-то будет в восторге от перспективы смотреть на одну картинку 30-40 минут и слушать доклад. Видеоролики, таблицы, презентации сделают мероприятие более интересным и живым, а также помогут удержать внимание аудитории. 

Проверьте технические моменты

В первую очередь обратите внимание на качество картинки, звук, попробуйте загрузить и полистать презентацию, переключиться между слайдами и основным окном трансляции, загрузить видеоролик и проделать остальные запланированные манипуляции. 

Проведите пробный вебинар

Лучше всего не просто проверить, как работает интернет и основные функции площадки, а полностью провести вебинар в тестовом режиме, без аудитории. Пока вы будете вести мероприятие, наверняка всплывут некоторые моменты, которые вы успеете подтянуть до назначенного времени.

Пробные вебинары — это не только удел новичков. Предварительные трансляции часто проводят опытные спикеры, поскольку это единственный способ максимально подстраховаться от технических неприятностей и многих распространенных ошибок. 

Если вы проводите свой первый вебинар, попросите коллег, друзей или знакомых понаблюдать за эфиром. Со стороны намного лучше видно, как взять оптимальный темп доклада и подобрать подходящую интонацию.

Обязательно просмотрите записанное видео, проанализируйте его, исправьте мелкие недочеты и недоработки. Взгляд со стороны поможет определиться с форматом подачи материала. Если на мероприятии будут присутствовать несколько докладчиков, найдите возможность и провести совместную репетицию. 

Как продвигать медицинские вебинары? 

Хорошую эффективность показывает реклама в специализированных медицинских блогах, сообществах и на тематических форумах. Активную работу с уже собранной базой контактов также нужно поставить в приоритет. Рассылка по электронной почте поможет собрать основное ядро участников будущего события. 

Как правильно подготовиться к вебинару?

Онлайн-мероприятия на которых все идет гладко получается организовать редко. Приблизиться к намеченной цели поможет тщательная подготовка. Вот несколько советов, которые помогут избежать многих распространенных ошибок:

Протестируйте качество связи со всеми спикерами и гостями мероприятия. Обязательно сделайте это за несколько часов до начала трансляции. Используйте во время теста тоже оборудование, которым будете пользоваться во время доклада.

Организуйте канал экстренной связи.  Держите под рукой телефон и несколько открытых аккаунтов в разных мессенджерах. С их помощью вы будете писать или звонить модератору, если что-то пойдет не так. 

Проработайте сценарий своих действий на случай форс-мажора. Например, что вы будете говорить аудитории, если опоздает один из докладчиков или начнутся проблемы со связью. 

Держите себя в руках, даже если люди в чате жалуются на технические проблемы. Вначале постарайтесь выяснить, насколько это серьезные неполадки. Иногда звук или картинка пропадают всего у двух-трех человек и в таких случаях достаточно обновить страницу. Если это не помогает — отправляйте запрос в техподдержку. 

Перед началом вебинара проведите короткий инструктаж. Объясните собравшимся правила поведения, а также основные причины отправки в бан. Например, многие спикеры не приветствуют рекламные вбросы и требуют уважительного отношения присутствующих друг к другу. 

Что необходимо сделать после вебинара?

Завершение мероприятия точно не повод расслабиться и почивать на лаврах. У каждой конференции есть определенный потенциал. Ваша задача — использовать его по максимуму. 

Сразу после завершения события поблагодарите спикеров, партнеров, команду, а также всех остальных людей, которые помогали делать мероприятие. 

Отправьте участникам видеозапись, файлы презентации, а также все остальные полезные материалы, которые есть в наличии. 

Если ваша задача продать товары и услуги, попробуйте закрыть потенциальных клиентов на покупку с помощью продающих писем по электронной почте или прямых звонков. 

Попросите участников оставить отзывы о вебинаре. Используйте полученный материал для раскрутки и продвижения других похожих событий. 

Поработайте с контентом, который остался после видеоконференции. Подготовьте одну или несколько статей, снимите короткий ролик для YouTube, упакуйте информацию в формат White Paper.

Добавьте эту статью в закладки и прочитайте перед следующим вебинаром. Последовательное выполнение всех рекомендаций поможет подготовить интересное выступление для врачей, других медицинских работников или пациентов. Чтобы чувствовать себя спокойнее, пригласите на мероприятие модератора и делегируйте ему решение основных технических вопросов.